Делегирование полномочий как часть функции организации

Необходимость реализации штабных функций и полномочий обусловила формирование специального штабного (административного) аппарата в организациях. В связи с различными полномочиями выделяют следующие основные разновидности административного аппарата: консультативный; обслуживающий; личный.

Консультативный аппарат формируется на временной или постоянной основе из специалистов определенного профиля, в обязанности которых входит консультирование линейного руководства по проблемам, требующим специальной подготовки (правовые проблемы, новейшая или специальная технология, обучение и повышение квалификации персонала и др.). Обслуживающий аппарат наряду с консультативными функциями выполняет обслуживающие функции. К областям, в которых находит применение обслуживающий аппарат, относятся маркетинговые исследования, финансирование, планирование, материально-техническое снабжение и др. Личный аппарат - это разновидность обслуживающего аппарата, формируемого из секретарей и помощников руководителя. Хотя в организациях сотрудники личного аппарата не имеют формальных полномочий, они могут обладать большой властью.

Центральной функцией, обеспечивающей бесперебойность и непрерывность процесса управления, является координация.

Одно из основных условий успешной деятельности организации - согласованность действий менеджеров этой организации. Они не только не должны противоречить друг другу, напротив, необходимо, чтобы они дополняли друг друга и вели к одной цели - цели организации, выраженной в долгосрочных и оперативных планах.

Соответственно главная задача координации - это достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей между ними.Эти связи называются коммуникациями.

Есть разные виды коммуникаций, приведем наиболее распространенные формы их использования:

типовая процедура подготовки документов, координирующих управленческую деятельность;

проведение собраний, совещаний, интервьюирование, анкетирование и прочие возможности обсуждения проблем;

установление неформальных связей.

Координация действий менеджеров происходит при подготовке документов - планов, приказов, отчетов, предложений, направляемых в другие организации, ответов на распоряжения и запросы властей и др.

Таким образом, организация как функция управления представляет собой процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей. Здесь необходимо выделить два аспекта организации. Первый и наиболее важный аспект - это взаимоотношения полномочий, позволяющих связать высшие и низшие уровни и обеспечить возможность распределения и координации задач. Второй аспект, который наиболее известен - это деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям.

Анализ организационной структуры (на примере ООО«Лес»)

Краткая характеристикапредприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Лес» (ООО «Лес») основано в 2001 году и расположено в г.Заозерном, Красноярского края.

ООО «Лес» занимается заготовкой леса и переработкой древесины.

Имущество и доходы предприятия формируются за счет финансово-хозяйственной деятельности. Предприятие имеет самостоятельный баланс, расчетный счет в банке, печать со своим наименованием и штампы.

Исполнительным органом является администрация, возглавляемая генеральным директором. Финансово-экономическая работа возложена на централизованную бухгалтерию.

Рассмотрим основные функции ООО «Лес».

Работа с клиентами.

От клиентов поступают заказы на лесопродукцию, это может быть заказ на деловую древесину, обрезной брус, необрезная доска, обрезная доска и т.д. Выясняются требования, предъявляемые к лесопродукции и ее параметры: вид продукции, количество продукции, режим работы и т. д. Составляется спецификация к договору, где оговариваются все требования клиента.

Затем, составляется договор и производится расчет с клиентом. Формируется наряд-задание для каждой бригады рабочих на основе которого производится вырубка и переработка леса, отвечающего заданным параметрам. Если заказ касается выполнения отгрузо-погрузочных работ, то для составления приложения к договору, необходимо подробно обследовать объект, оценить внешние условия, срок выполнения работ, хранение отгружаемого или погружаемого материала.

После заключения договора, обозначенный в нем объект включается в график выполнения работ. Сотрудники приступают к выполнению заказа, действуя на основе финансового плана составленного на год. После выполнения заказа составляется акт о выполнении работ, в котором указывается характер и длительность произведенных операций, наименование и количество лесопродукции.