Понятие оптимизации бизнес-процессов

Осуществляя мониторинг и проводя анализ бизнес-процессов, предприятие находит резервы повышения эффективности своей деятельности путем оптимизации бизнес-процессов. Могут быть выявлены и устранены следующие факторы: дублирование функций, «узкие» места, чрезмерная стоимость каких-либо операций, низкое качество выполнения операций, наличие излишних операций, несогласованность действий участников и так далее.

Выбор современных инструментов совершенствования деятельности предприятия достаточно широк, руководителям все труднее понимать какие именно продукты и процессы влияют на эффективность функционирования, а, следовательно, и находить подходящие методы воздействия на систему для повышения эффективности.

Специалисты по процессному подходу утверждают, что наилучшим способом повышения эффективности деятельности предприятия является оптимизация бизнес процессов.

В условиях кризиса для многих предприятий всех отраслей, а особенно для ресурсоемких, острой стала проблема стоимости и доступности ресурсов. Эффективным и доступным способом решить возникшую проблему является оптимизация ключевых бизнес-процессов.

Понятие «оптимизации» в процессном подходе отличается от оптимизации, которая обычно применяется в экономике. Традиционно в экономике оптимизация проводится по определенному критерию.

В свою очередь, оптимизация бизнес-процесса предполагает любое улучшение бизнес-процесса за счет ликвидации их явных недостатков с целью сокращения затрат на процесс и улучшения его результативности.

Процессное управление основано на постоянном совершенствовании бизнес-процессов. Алгоритм оптимизации, изображенный на рисунке 14 таков:

1) С учетом стратегических целей предприятия выявляются критические процессы и их «узкие места» в рамках модели «как есть»;

2) определяются необходимые изменения и устанавливаются целевые показатели;

) строится модель «как должно быть» с учетом изменения приоритетных показателей;

4) определяются ресурсы и технологии, обеспечивающие реализацию модифицированного бизнес-процесса.

5) реализовываются мероприятия, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов. [8]

Рисунок 14 - Алгоритм оптимизации бизнес-процесса

При проведении оптимизации бизнес-процессов решаются следующие задачи:

- Определяется эффективность и оптимальность бизнес-процесса по различным параметрам: издержки, качество, скорость, информация и прочие показатели. В зависимости от специфики бизнеса будет меняться приоритетность параметров и их сочетание.

- Определяются нормативы выполнения бизнес-процесса в различных измерениях: производительность, соответствие качества продукции различным ГОСТам и ТУ, скорость, документальное оформление и т.п. Определение стандартов и нормативов часто вызывает затруднения у руководителей, так как часто такие показатели разрабатывались много лет назад и давно не пересматривались.

Оптимизация позволит значительно сократить длительность операционных циклов, улучшить основные показатели деятельности, сократить материальные и финансовые потоки, увеличить управляемость организацией.