Понятие и значение делопроизводства в органах внутренних дел
В течение многих веков и до настоящего времени наиболее распространенным носителем документной информации во всем мире является бумага. Наряду с бумагой в наши дни широко используются и новые носители: магнитные ленты, диски.
Соблюдение определенных правил записи информации придает документам юридическую силу. Юридическая сила -
это свойство официального документа, передаваемое ему действующим законодательством РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления.
Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с документами
, которая предполагает весь спектр действий по созданию и обработке документов.
Организация работы с документами предполагает проектирование документооборота
учреждения, т.е. движения документов с момента их создания или получения до определения их на архивное хранение или уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в текущей деятельности учреждения.
В обществе документы являются основными носителями различной (управленческой, научной, технической, статистической) социальнозначимой информации. Документы - носители первичной информации. В них информация фиксируется впервые, в то время как книги, газеты, журналы и др. содержат переработанную, вторичную информацию.
Возможность сохранения информации во времени позволяет различать документы как носители оперативной
и ретроспективной
информации.
Сейчас трудно найти какую-либо сферу человеческой деятельности, которая не захлебывается в потоке деловой переписки. Это, безусловно, касается и органов внутренних дел. Только милиция далеко не ограничивается просто пересылкой отчетов и указаний. Это часто секретные приказы и распоряжения, инструкции и разработки оперативно-специальных планов, уголовные дела и заявления граждан. Есть документы, от которых зависит не только четкое выполнение поставленных перед милицией задач, но и человеческие судьбы. Все должно быть строго учтено и быстро предоставлено заинтересованным службам даже по прошествии многих лет.
Делопроизводственная служба в структуре Министерства внутренних дел всегда была и остаётся ключевым звеном, она на протяжении двухсот лет продолжает функционировать и совершенствовать свою деятельность. От правильной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надёжность, экономичность, организация управленческого труда, культура работы всех сотрудников, возможность использования документной информации в будущем.
Датой образования канцелярии МВД принято считать 20 января (7 января по старому стилю) 1804 года. Первым начальником канцелярии Министерства внутренних дел был назначен, ставший затем знаменитым государственным деятелем, Михаил Михайлович Сперанский. Разработанное им "Общее учреждение Министерства" определило окончательное единоначалие принципа организации и деятельности министерства. Установило единообразие его структуры, делопроизводства и отчётности, систему взаимоотношений структурных частей внутри министерства, а также с другими учреждениями. При министре был совещательный орган из начальников структурных частей министерства - совет министра, а для связи со всеми структурными частями - канцелярия министра.