Документирование управленческой деятельности в органах внутренних дел

.1 Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих)

документов.

.2 Передача документов на рассмотрение руководителю органа

внутренних дел и непосредственно исполнителю, после получения

соответствующих указаний (резолюций).

.3 Контроль над прохождением и сроками рассмотрения Документооборот демо 1с и еще.

документов…. и т.д. "

В приказе так же определены ответственные, закреплены обязанности, определены основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел, требования к подготовке и оформлению документов (см. Приложение 2).

Правила подготовки и образцы оформления нормативных правовых актов устанавливаются Приказом МВД России от 27 июня 2003 г. N 484.

Документирование управленческой деятельности производится путем записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов.

Основанием

для создания документов считается необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передач информации, хранения и ее использования.

В управленческой деятельности используются, главным образом, текстовые документы на бумажной основе, т.е. рукописные, машинописные и типографские. Такие документы называют управленческими, а их совокупность управленческой документацией.

Фиксируется управленческая деятельность в основном

организационно-распорядительными документами (ОРД).

Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий. Организаций и должностных лиц.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на основные группы документов:

ü организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы);

ü распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

ü информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки и др.);

ü документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. № Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела).

ü коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры));

ü документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению).

Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Внутренний документ, выпускаемый в учреждении, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

ü положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

ü документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

ü реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.

Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным. Состав реквизитов ОРД устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 (см. Приложение 3).

При оформлении организационно-распорядительных документов выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов, являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

В настоящее время руководство ОВД проводит работу по сокращению объема служебной переписки в органах внутренних дел. Отбор документов, необходимых и достаточных

для работы учреждения, должен производиться на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности.

При разработке документов рекомендуется придерживаться следующих этапов:

ü уяснение цели документа;

ü определение, на кого рассчитан документ, способы его выражения,