Информационная поддержка контроллинга

В условиях рыночной экономики, быстро изменяющегося состояния на рынке и жесткой конкуренции от руководства предприятия требуется постоянный контроль деятельности и всех процессов, которые протекают в организации. И чем лучше будет его осведомленность, тем более эффективным будет процесс управления, поскольку руководство будет иметь возможность принимать оперативные и стратегические управленческие решения. Информация - главный ресурс роста производительности предприятия, который позволяет:

устанавливать стратегические цели и задачи предприятия и использовать открывающиеся возможности;

принимать обоснованные и своевременные управляющие решения;

координировать действия подразделений, направляя их усилия на достижение общих поставленных целей.

Поэтому на предприятии возникает необходимость в создании информационной базы. При этом информация, собираемая при помощи современных информационных технологий, должна отвечать следующим требованиям: своевременность; достоверность; релевантность; полнота; полезность; понятность; регулярность поступления. Таким требованиям должна отвечать любая информация, в том числе информация традиционного бухгалтерского (финансового) учета. Однако значимость различных требований различна: если для бухгалтерского (финансового) учета главное - это достоверность информации, то в системе контроллинга - релевантность информации (насколько она существенна для принимаемого управленческого решения). Релевантными для принятия управленческого решения можно считать только те сведения, которые непосредственно связаны с данным решением: условия, в которых принимается решение; целевые критерии; набор возможных альтернатив (какие решения в принципе можно принять); последствия принятия каждой из альтернатив (что произойдет, если будет принято то или иное решение). В этой связи использование современных методов сбора, обработки, хранения, анализа и представления информации для подготовки управленческих решений является одним из важнейших рычагов развития бизнеса. Этапы формирования контроллинговой информации в системе управления предприятием в Приложении 3.

Информационные потоки обеспечивают нормальную работу предприятия. Создание системы информационной поддержки предприятия для службы контроллинга является первостепенной задачей, поскольку именно на ее основе она сможет помочь руководству в процессе принятия управленческого решения. Под системой информационных потоков понимают совокупность информации, которая позволяет предприятию вести финансово-хозяйственную деятельность. Основой такой системы являются:

доставка данных и информации аналитического и сводного характера как из внутренних, так и из внешних источников для проведения экономических и финансовых оценок, сопоставления планов, разработки моделей и составления прогнозов в бизнесе;

формирование во взаимодействии с руководством системы информационных, финансовых, математических и эвристических моделей экономических и управленческих процессов. Концептуально решение поставленной проблемы должно базироваться на обеспечении доступа к данным и информации и формировании адаптивной системы моделей бизнеса. При этом необходимо обеспечить:

доступ к данным внутренних и внешних источников информации, использующих серийно выпускаемые базы данных;

управление данными и информацией в разнородных (многоплатформенных) комплексах, что позволяет обеспечить их открытость;

хранение данных и информации в унифицированных форматах, пригодных для дальнейшего анализа, синтеза и представления, включая модели «что ., если .»;

анализ и синтез финансовой и экономической информации, моделирование состояний, процессов и условий;

представление информации в виде диаграмм, графиков и географических карт в форме, интуитивно понятной и удобной руководству для выработки решений.

Таким образом, цель создания системы - обеспечение методической и информационной поддержки подготовки принятия решений по ключевым финансово-экономическим вопросам высшим руководством и менеджерами среднего звена предприятия на основе фактографического и статистического анализа и прогноза финансовых и экономических показателей. Это подразумевает использование на постоянной основе методов прогнозирования, мониторинга, анализа и корректировки деятельности предприятия и его подразделений, а также сведений о состоянии рынков и условиях конкуренции. Для того, чтобы улучшить процессы управления предприятием и производство, менеджеру необходимо собирать, анализировать всю информацию, которая поступает как из внутренней, так и из внешней среды. Внешняя деловая среда (или макросфера) - совокупность экономических и политических субъектов, действующих за пределами предприятия, и отношения, складывающиеся между ними и предприятием. Факторами внешней среды, влияющие на цели организации могут быть: поставщики; материалы; капитал; трудовые ресурсы; государственные органы; законы; потребители; конкуренты; технология; состояние экономики; социокультурные факторы; политические факторы; отношения с местным населением. Внутренняя деловая среда - это отношения в коллективе, определяющие насыщенность информационных и интенсивность коммуникационных потоков, а также знания, закладываемые и порождаемые в производстве. Внутренние источники информации: