Оптимизация процесса производства ООО ЗМИ Сиблента

Каждому предприятию для осуществления успешной деятельности необходимо постоянно стремиться к снижению затрат. Это приобретает наибольшую актуальность во время экономического кризиса, когда сокращение спроса неизбежно влечет снижение доходов. Существуют различные методы снижения затрат на предприятии, но все они являются лишь «точечными» решениями проблемы. Основная проблема заключается в применении функционального подхода для сокращения издержек отдельных подразделений. При этом упускается из вида, что каждое из подразделений предприятия является участником определенного процесса. Поэтому особый интерес вызывает процессный подход, так как при этом вся деятельность предприятия рассматривается как сеть взаимосвязанных бизнес-процессов. Процессный подход предполагает анализ истинных причин возникновения, так называемых, «узких мест» с целью их устранения.

окна от завода

Объектом исследования в данной работе является применение процессного подхода в качестве инструмента выявления резервов на конкретном предприятии.

Цель дипломной работы - обосновать целесообразность оптимизации процессов производства при помощи внедрения процессного подхода для повышения эффективности деятельности предприятия.

Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:

- раскрыть сущность процессного подхода;

- выявить достоинства процессного подхода для улучшения деятельности предприятия;

- построить модели бизнес - процессов;

- провести анализ и оптимизацию производственного процесса предприятия.

Управление предприятием на основе процессного подхода

процессный предприятия подход производственный

Роль процессного подхода для улучшения деятельности предприятия

Актуальность процессного подхода

В условиях рыночной экономики, когда существует индивидуализация потребительского поведения, совершенствование системы управления производственной деятельностью хозяйствующих субъектов становится инструментом повышения эффективности промышленных предприятий.

При этом особенностью функционирования предприятий промышленности является их постоянная зависимость от всех субъектов рыночной инфраструктуры, что требует от предприятий разработки стратегии управления эффективностью своей деятельности, конкурентоспособности продукции на основе внедрения эффективных методов хозяйствования и управления.

Совершенствование деятельности организаций приобретает наибольшую актуальность во время глобального финансового кризиса конца 2008 года, в котором оказалась мировая и российская экономика. Кризисная ситуация ведёт к существенному замедлению темпов экономического роста, банкротству компаний, не осознавших опасность и потребность в кардинальных изменениях. Остановить кризис невозможно, но обновить сценарии развития и помочь избежать особо опасных для бизнеса ситуаций - задача менеджмента.

Действенной антикризисной мерой может стать оптимизация бизнес-процессов. Учитывая прямую зависимость общей эффективности предприятия от эффективности управления производством, улучшить ситуацию возможно, сделав управление промышленным предприятием гибким и мобильным, оперативно и адекватно реагирующим на изменения внешней среды и внутреннее состояние организации.

Неэффективность деятельности современных предприятий, наличие неиспользованных резервов по её повышению подтверждается реакцией владельцев бизнеса на финансовый кризис, выразившейся в массовом сокращении персонала, избавление от малоиспользуемого оборудования, сокращение расходов на сбыт и прочие меры. Однако, такие мероприятия не являются решением проблемы повышения эффективности деятельности предприятия‚ так как это лишь часть многофакторной задачи.

Существуют различные методы повышения эффективности деятельности предприятия и снижения затрат. Прежние способы разрабатывались с точки зрения функционального подхода, при котором наиболее распространенный способ повышения эффективности - снижение расходов на выполнение функций.

Решая задачу повышения эффективности деятельности предприятия, необходимо определить истинные причины возникновения, так называемых, «узких мест». Поэтому особый интерес вызывает процессный подход, который призван решить такие задачи, который применим в любой сфере деятельности и в любой отрасли. Для многих металлургических предприятий такой подход снижения затрат актуален, так как именно они оказались в наиболее сложном положении.

Процессное управление также актуально и в период экономической стабильности‚ побудительной причиной для его проведения в этом случае становится конкурентная борьба.

Методически грамотное проведение оптимизации бизнес-процессов способно снизить издержки, увеличить производительность работ, скорость выполнения заказов, повысить качество продукции‚ избавиться от излишне раздутого штата и бюрократии, что особенно актуально для большинства промышленных предприятий‚ в конечном итоге‚ вывести среднюю компанию в лидеры.

Процессный подход к управлению бизнес - процессами позволяет постоянно‚ оперативно, точно собирать, анализировать информацию о его состоянии и выявлять причины недостатков, как при проведении реинжиниринга, так и при текущем контроле.

Таким образом, исследование бизнес - процессов промышленного предприятия на основе процессного подхода актуально и востребовано в теоретическом и практическом аспектах.

Суть процессного подхода

На сегодняшний день понятия «процессный подход», «процессное управление» или «процессный подход к управлению» используются руководителями предприятий и менеджерами часто, но мало кто может дать этим понятиям четкое определение.

Понятие «процессный подход» появилось впервые после выхода в свет новой версии международных стандартов ИСО 9000:2000, где под «процессным подходом» понимается такое функционирование организации, при котором она должна «определить и управлять многочисленными взаимосвязанными видами деятельности».

Там говорится, что преимущество процессного подхода состоит в непрерывности управления, которое он обеспечивает на стыке отдельных процессов в рамках их системы, а также при их комбинации и взаимодействии. Другими словами, суть процессного подхода заключается в рассмотрении всей деятельности организации в виде сети взаимосвязанных процессов, объединяющие отдельные функции в общие потоки, которые нацелены на преобразование входящих данных на конечные результаты организации. [19]

Графическое изображение процессного подхода как системы управления представлено на рисунке 1.

Для эффективного использования процессного подхода к управлению предприятием необходимо не только правильно выделить имеющиеся процессы, но и корректно их описать, установив входы и результаты процессов, ответственных за их реализацию, порядок взаимодействия с другими процессами, обозначить потоки и способы оценки результативности процессов.

Рисунок 1 - Процессный подход к управлению

Подразделения предприятия существуют не изолированно: результат работы одного отдела является исходным материалом для работы другого, что является основой для «управления по горизонтали». Если на каком-либо переделе возникнет сбой, последствия могут обернуться существенными убытками для предприятия, срывами поставок продукции и прочими негативными процессами. [1]

Благодаря процессному подходу, представляя процесс производства продукции или услуги в виде последовательностей операций и взаимосвязи потоков мы яснее понимаем структуру формирования ценности производимого продукта. Представляя структуру формирования ценности, путем анализа потоков (финансового, материального, информационного и т.д.), мы представляем также и структуру возникновения потерь.

Хорошо представляя структуру бизнес - процессов, появится возможность лучше понимать, где находится источник сигналов, информирующих о потерях. Более того, исследуя структуру бизнес-процессов, мы сможем обнаруживать, так называемые, «узкие места», а, следовательно, предотвращать их появление.

Достоинства процессного подхода

На основании вышесказанного, достоинствами ПП для улучшения функционирования предприятия являются:

- Гибкость и непрерывность управления;

- вся деятельность предприятия рассматривается как сеть взаимосвязанных бизнес-процессов;

- существует возможность изображения, анализа и оптимизации потоков (материального, финансового, информационного и т.д.);

- инструмент повышения эффективности, не требующий привлечения дополнительных вложений.

Вышеизложенное позволяет сделать вывод: процессный подход - прогрессивный и современный метод управления, который заключается в построении системы бизнес - процессов организации и управления этими бизнес - процессами для достижения максимальной эффективности деятельности.

Бизнес - процесс как объект управления

Понятие и элементы бизнес-процесса

Как отмечалось, процессный подход осуществляется через управление бизнес - процессами.

В современной практике управленческой и производственной деятельности для обозначения объектов управления принято использовать термин «бизнес-процесс». В МС ИСО 9000:2000 принят термин «процесс». Развитие и распространение двух областей знания постепенно привело к сближению этих понятий.

Между тем понятия «процесс» и «бизнес-процесс» имеют существенное различие. Так в своих публикациях известный специалист в области процессного управления Скрипко достаточно четко разграничивает два этих термина. Под процессом обычно подразумевается определенная совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели на основе преобразования входов в выходы, тогда как бизнес-процесс - это такой процесс, в результате которого достигается конкретная коммерческая цель деятельности компании. Таким образом, далеко не каждый процесс, реализуемый в организации, может иметь приставку «бизнес». Общая схема бизнес-процесса представлена на рисунке 2.

В литературе по качеству достаточно много различных толкований понятия «бизнес - процесс».

Так, в работе Андерсена Бьерна говорится, что «бизнес-процесс - некоторая логическая последовательность связанных действий, которая преобразует вход в результаты или выход». [2]

Полоцкий и Виноградов определяют бизнес-процесс, как последовательность исполнения функций (работ, операций), направленных на создание результата, имеющего ценность для потребителя. [20]

Определение по ИСО 9000:2000 звучит несколько шире: «процесс - совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы». Такая деятельность может быть любого рода: планирование, производство, торговля, исследование, администрирование и т.д.

Во всех этих толкованиях процесса появляются понятия «деятельность», «работа», то есть занятие делом. В этом случае, удобно применять уже термин «бизнес-процесс» (или деловой процесс).

Первые признанные работы по процессному подходу в нашей стране принадлежат Репину и Елиферову, которые раскрывают бизнес - процесс как устойчивую, целенаправленную совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя Это определение основывается на определении, данному по ИСО 9000:2000, и учитывает то, что бизнес-процесс должен непременно приводит к конечному результату предприятия. При этом достигать целей и планируемых результатов, можно только управляя бизнес-процессом. В рамках процессного подхода объект управления - бизнес-процесс.

Рисунок 2 - Общая схема бизнес - процесса

Поскольку процессы по своей сути являются действиями, то для обозначения этих действий, названия процессов, подпроцессов (или функций) должно быть выражено глаголом или отглагольным существительным. Например: «Процесс производства», «Процесс продаж», «Процесс маркетинга».

Процесс состоит из элементов. Необходимо раскрыть каждый из элементов.

Для управления процессом необходимо назначить должностное лицо, ответственное за выполнение процесса и его результат. Чтобы должностное лицо могло управлять процессом, в его распоряжение должны быть выделены ресурсы, необходимые для проведения процесса. Каждый процесс существует не сам по себе, а выполняет какие либо функции в организации и является подконтрольным высшему руководству организации. Поскольку в ряде случаев процессом может управлять не один сотрудник, а коллегиальный орган управления, то определение владельца процесса будет следующим.

Владелец процесса - это должностное лицо или коллегиальный орган управления, имеющий в своем распоряжении ресурсы, необходимые для выполнения процесса, и несущий ответственность за результат процесса.

Владелец процесса ведет управление процессом и является неотъемлемой составной частью процесса. В дальнейшем все построения будут основываться на следующей схеме взаимодействия процесса и его владельца, которая изображена на рисунке 3.

Рисунок 3 - Владелец процесса является частью процесса

Выход (продукт) - материальный или информационный объект или услуга, являющийся результатом выполнения процесса и потребляемый внешними по отношению к процессу клиентами.

Выход (продукт) процесса всегда имеет потребителя. В случае, если потребителем является другой процесс, то для него этот выход является входом. Выход (продукт) процесса также может использоваться в качестве ресурса при выполнении другого процесса. К выходам процесса могут относиться: готовая продукция, документация, информация (в том числе отчетная), персонал (для процесса «Обеспечение кадрами»), услуги и прочее.

Вход бизнес-процесса - продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход.

Вход всегда должен иметь своего поставщика. К входам процесса могут относиться: сырье, материалы, полуфабрикаты, документация, информация, персонал (для процесса «Обеспечение кадрами»), услуги и так далее.

Ресурс бизнес-процесса - материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполнения процесса, но не являющийся входом процесса.

К ресурсам процесса могут относиться: информация, персонал, оборудование, программное обеспечение, инфраструктура, среда, транспорт, связь и пр. Владелец процесса в ходе планирования и управления процессом производит распределение и перераспределение ресурсов для достижения наилучшего результата процесса. Отнесение информации одновременно ко входам и ресурсам процесса не является ошибкой (рисунок 4).

Существует еще несколько признаков, по которым можно отнести объекты к категориям входов или ресурсов.

Ресурсы процесса:

- находятся под управлением владельца процесса;

- их объем планируется на большое количество циклов;

Рисунок 4 - Превращение входа в выход, а затем в ресурс основного процесса

Входы процесса:

- поступают в процесс извне;

- их объем планируется на один или несколько циклов работы процесса, или выпуск определенного объема продукта. [7]

Рисунок 5 - Концептуальная схема управления процессом

Таким образом, для выполнения процесса используются ресурсы (персонал, инфраструктура, оборудование, среда и прочие). Управление процессом осуществляет владелец процесса. Все ресурсы, необходимые для выполнения процесса, находятся в его распоряжении. Управление процессом осуществляется через управление потоками, с целью сокращения и оптимизации их, как представлено на рисунке 5.

Классификация бизнес - процессов

Классификация бизнес - процессов является важным моментом в исследовании бизнес - процессов, с целью их оптимизации. Так как понятие «процесс» может быть отнесено к различным объектам. В зависимости от контекста это понятие может быть использовано по-разному. Для эффективного управления бизнес - процессами важно дать четко классифицировать тот или иной процесс.

К сожалению, не имеется общепринятой классификации процессов, и каждый автор работ в области процессного подхода высказывает собственные мысли о классификации процессов.

Наиболее распространенной является классификация по принципу влияния процессов на добавленную стоимость и добавленную ценность продукции и самой организации. В рамках такой классификации выделяют: основные процессы (или базовые), процессы менеджмента и обеспечивающие (или вспомогательные) процессы, что изображено на рисунке 6.

К основным (базовым) процессам организации, как правило, относят процессы производства, сбыта и снабжения. Строго говоря, к основным процессам следует относить все процессы, добавляющие ценность. Примерами таких процессов являются процессы маркетинга, закупок, производства, хранения, поставки и сервисного обслуживания продукции.

Вспомогательные (обеспечивающие) процессы напрямую не добавляют ценности, но увеличивают стоимость изделия (услуги, информации). К таким процессам относятся: управление персоналом, управление документацией, техническое обслуживание оборудования, бюджетное управление, административно-хозяйственная деятельность и тому подобное.

Рисунок 6 - Основные и вспомогательные процессы

На практике при анализе деятельности промышленного предприятия выделяют не более пяти-семи основных и четырех-шести вспомогательных бизнес-процессов. Следует отметить, что разделение процессов на основные и вспомогательные в определенной мере условно. Критерием выделения вспомогательного процесса может являться использование результатов этого процесса многими функциональными подразделениями и процессами.

Наиболее мобильными, постоянно адаптирующимися к изменяющимся условиям бизнеса являются процессы менеджмента (или управления), призванные обеспечивать постановку и реализацию целей и задач организации, а также взаимосвязь и оптимизацию всех процессов организации. Процессы менеджмента - это в некотором роде тоже обеспечивающие процессы, они также не оказывают прямого влияния на стоимость продукции, а только на добавление ценности организации, и в общем случае их можно было бы и не выделять в отдельную группу. Однако меняющееся отношение к менеджменту, который из вспомогательного инструмента функционирования организаций становится основным, определяет и особый статус этой группы процессов. Следовательно, процессы менеджмента должны быть классифицированы как отдельная группа. [3]

Процессная модель менеджмента организации, иллюстрирующая взаимосвязь различных видов процессов, показана рисунке 7.

Рисунок 7 - Модель процессов предприятия

По уровню подробности рассмотрения процессы выделяют:

- верхнего уровня;

- детальные;

- элементарные.

На рисунке 8 представлена декомпозиция одной из функций процесса верхнего уровня на более детальный процесс. Если рассматривать деятельность организации в целом, то для ее описания используется представление процессов на верхнем уровне. Примером процесса верхнего уровня может быть процесс закупок сырья и материалов для производства, который включает такие работы, как планирование закупок, заключение договоров, оформление заказов, получение ТМЦ (товарно-материальные ценности), оплата ТМЦ, отпуск ТМЦ в производство. Количество уровней декомпозиции процессов определяется задачами проекта и не должно быть слишком большим - не более трех-четырех уровней. При определении бизнес-процессов, существующих в организации, целесообразно начинать описание процессов с верхнего уровня.

Рисунок 8 - Процессы верхнего уровня. Декомпозиция одной из функций на детальный процесс

Одним из важнейших вопросов, возникающих при моделировании бизнес-процессов, является определение необходимой глубины описания. При проведении декомпозиции моделей количество объектов на диаграмме растет в геометрической прогрессии. Поэтому всегда очень важно изначально определить практическую целесообразную степень детальности описания, как показано на рисунке 9.

Верхний уровень описания бизнес-процессов соответствует процессам, управляемым заместителями генерального директора. Второй уровень процессов, как правило, рассматривается на уровне процессов крупных подразделений организации. Третий уровень - уровень процессов (функций) подразделений и отделов. Четвертый уровень - функции (операции), выполняемые на рабочих местах и т.д. [5]

Некоторые процессы довольно сложно классифицировать. Поэтому могут быть рассмотрены классификации по другим критериям, которые предусмотрены разделом 4 ИСО 9001:2000.

Сеть бизнес-процессов организации

Любую деятельность можно рассматривать на разных уровнях детализации. Сеть процессов - это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих процессов предприятия, включающих в себя все работы (функции), осуществляемой на предприятии. На рисунке 10 изображена сеть бизнес-процессов.

Рисунок 9 - Степень детальности описания процесса [4]

Рисунок 10 - Сеть бизнес - процессов

Управление бизнес - процессами включает такие виды деятельности как:

1) выявить процессы, необходимые для системы управления, и их применения внутри организации;

2) определить последовательность этих процессов и их взаимосвязь;

) определить критерии и методы, необходимые для обеспечения уверенности в том, что как сами эти процессы, так и управление ими результативны;

) обеспечить уверенность в наличии ресурсов и информации, необходимых для поддержки хода реализации этих процессов и их мониторинга;

) наблюдать, измерять и осуществлять анализ этих процессов;

) реализовывать мероприятия, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов. [6]

При использовании данного определения сети (системы) процессов не важно, сколько процессов выделено на предприятии. Важно, что вся без исключения деятельность рассматривается в виде процессов.

Таким образом, процессный подход заключается в выделении на предприятии сети процессов и управлении этими процессами для достижения максимальной эффективности деятельности предприятия.

Следующая глава будет посвящена оптимизации бизнес-процессов, которая является инструментом повышения эффективности деятельности предприятия в рамках процессного подхода.

Повышение эффективности бизнес-процессов с помощью оптимизации бизнес-процессов

• Методы описания бизнес - процессов
• Понятие оптимизации бизнес-процессов
• Параметры эффективности бизнес-процесса
• Технологический потенциал предприятия
• Безопасность жизнедеятельности
• Оценка экономического потенциала предприятия