Научная организация службы ДОУ в органах внутренних дел
Значительные резервы экономии времени содержатся в упорядочении (разработке регламентов) документооборота, унификации документации, разумном сокращении служебной и внешней переписки и излишней отчетности и т.д.
К числу факторов, оказывающих влияние на экономию служебного времени сотрудников службы ДОУ органов внутренних дел, следует отнести в целом весь уровень рационализации рабочих операций, с осуществлением которых связан процесс подготовки, принятия и реализации управленческих решений; условия работы и организация рабочего места, а также психофизиологические явления, возникающие в процессе трудовой деятельности.
Основным содержанием рациональной организации служебного времени является правильное планирование различных видов работ и времени, необходимого для их выполнения.
Например, при большой численности службы ДОУ руководителю следует основное время уделять организации их работы и контролю за деятельностью подчиненного состава. И, наоборот, в органе внутренних дел, где численность личного состава службы ДОУ невелика, руководителю целесообразно выделить больше времени на личное участие в деятельности своей службы.
Рационализация трудовых процессов и операций в деятельности сотрудников службы ДОУ органов внутренних дел.
Рационализация трудовых процессов и операций работы является одним из основных элементов НОТ, обеспечивающим экономию времени и повышающим эффективность управленческого труда. Посредством рационализации методов работы сотрудники получают возможность более эффективно организовывать свой трудовой процесс по выполнению своих обязанностей, высвобождаются в возможных пределах от трудовых операций технического характера и тем самым получают более благоприятные условия для осуществления функций творческого характера
Рационализация работы сотрудников органов внутренних дел представляет собой два взаимосвязанных направления: организационное и техническое.
Организационное направление включает в себя комплекс мер, способствующих повышению эффективности труда сотрудников службы ДОУ органов внутренних дел за счет наилучшей организации осуществления различных управленческих операций. К ним относятся рационализация технологии работы с документами в целом, совершенствование организационно-технической подготовки, методики и стиля проведения совещаний, устранение избыточных перемещений и т.д.
Техническое направление заключается в использовании разнообразных технических средств, оргтехники и вычислительной техники, позволяющих сократить время на выполнение технических операций, облегчить управленческим работникам умственной и физический труд.
Использование средств механизации и автоматизации труда является одним из основных направлений, обеспечивающих значительное повышение эффективности труда работников в сфере управления. Средства механизации и автоматизации работ с документацией принято подразделять на две группы: средства оргтехники и средства вычислительной техники.
Основное содержание работы по механизации и автоматизации труда сотрудников службы ДОУ заключается в широком использовании современных технических средств сбора, передачи обработки, хранения, размножения, копирования и отображения информации.
К техническим средствам передачи информации, используемым в органах внутренних дел, относятся различные радиотелефонные и телевизионные установки, средства мобильной связи, средства дистанционного наблюдения и контроля, аппаратура звуковой и световой сигнализации и связи и т.п.
В органах внутренних дел для фиксации информации широко используются записывающие устройства и диктофоны, позволяющие записывать информацию на цифровые (магнитные) носители для последующего воспроизведения текста на бумаге.
Информация проходит техническую и логическую обработку. Для технической обработки используются средства первичной обработки и регистрации входящей и исходящей документации - ножницы, печати, штампы и т.п.; средства сортировки документации-папки, подставки, лотки с разделителями; средства подбора и систематизации документов - скрепки, бумагодержатели, средства брошюрования.
Логическая обработка информации осуществляется с помощью различной компьютерной и вычислительной техники, с применением автоматизированных систем.
Улучшение условий труда и организация рабочих мест сотрудников службы ДОУ органов внутренних дел.
Эффективность труда работников непосредственно зависит от той обстановки, в которой они трудятся, т.е. от оборудования и организации рабочих мест, устройства служебных помещений, соблюдение санитарно-гигиенических и эстетических требований к условиям труда. Вопросы оптимизации условий труда изучает научная дисциплина - эргономика. Эргономика использует данные технических наук, психологии, физиологии, гигиены, а также анатомии, антропологии и биофизики. Эта наука изучает функциональные возможности человека в процессе трудовой деятельности и имеет целью создание для него оптимальных условий труда, которые, делая труд высокопроизводительным, обеспечивают работнику необходимые удобства и сохраняют его силы, здоровье и работоспособность.