Эффективность внесенных предложений

Решая задачи повышения эффективности деятельности служб ДОУ в ОВД, необходимо сначала исследовать существующие методы труда, степень рационального использования служебного времени, условия работы и изучить другие вопросы, влияющие на организацию труда. Только после анализа полученных данных можно приступать к разработке соответствующих рекомендаций.

Отдел делопроизводства и режима - самостоятельное структурное подразделение ОВО при УВД по Василеостровскому району г. Санкт-Петербурга, подчиняющееся непосредственно начальнику ОВО. Отдел возглавляет инспектор - руководитель отдела делопроизводства и режима. Численность отдела - 6 человек.

Нормативную базу обеспечения деятельности ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб условно можно разделить на две категории: общегосударственные нормативно-правовые акты, обеспечивающие деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; локальные нормативные акты ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб.

К локальным нормативным актам обеспечивающим деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб относятся: Положение о ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Положение об отделе делопроизводства и режима ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Должностные инструкции работников ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Инструкция по документационному обеспечению управления Утверждена Приказом начальника ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб № 38 от 16.05.2006г. (согласована с Федеральным архивным агентством).

Работа по рационализации трудовых процессов практически не ведется. Основные признаки застоя: существует большое количество инстанций прохождения документов; отсутствуют регламентированные правил осуществления всех основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; затрачивается значительное время на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; существуют возвратные движения документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования).

Количество и качество оргтехники не соответствует современным требованиям и задачам отдела. Компьютеры устаревших моделей - 2005г., принтеры не справляются с нагрузкой, количество принтеров недостаточно, производительность копира не отвечает объему документов отдела.

В целом условия труда и организация рабочего места сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб соответствуют нормативным требованиям. Но в то же время в наличие имеется ряд недостатков, исправив которые можно значительно улучшить условия труда и организацию рабочего места.

К недостаткам расположения мебели можно отнести: отсутствие свободного места в центре помещения, кабинет не укомплектован достаточным количеством мебели для хранения документов (шкафы, стеллажи и т.д.)

К негативными факторам так же относятся: недостаточное содержание кислорода в воздухе, повышенная влажность, офисные шумы и ультразвуки, неправильная освещенность. К недостаткам организации рабочего места можно отнести: маленькие размеры столов, неудобные стулья, невозможность разместить на расстоянии вытянутой руки те предметы, которые наиболее часто нужны в процессе работы.

Ранее эксплуатировавшаяся электронная система учета корреспонденции перестала удовлетворять предъявляемым требованиям. В настоящее время происходит внедрение принципиально новой Системы, не являющейся автоматизацией бумажного документооборота, а представляющей собой систему документационного обеспечения управления, служащую тем же целям, что и система бумажного делопроизводства, но в основе, которой лежит работа с электронными документами.