Инструменты и технологии внутрикорпоративных связей с общественностью

Памятки и репринты отвечают на вопросы по поводу выступлений руководителей, а также на слушаниях, обсуждениях, пресс-конференциях. Распечатка выступлений и их опубликование иногда является средством защиты организации от недобросовестных журналистов, использующих отдельные реплики из выступлений руководителей компании в средствах массовой информации.

Основной целью использования этого метода коммуникации является необходимость проинформировать и успокоить людей, озабоченных теми или иными проблемами, связанными с организацией. Такие материалы рассылаются сотрудникам, официальным правительственным лицам, финансовым аналитикам, руководителям групп, средствам массовой информации, лидерам общественных организаций и т.д.

Средства личных контактов

Совещания, собрания. Собирая людей вместе, обеспечивая им возможность говорить и слушать, гарантируют двустороннюю коммуникацию. Сюда же относится и один из эффективнейших способов обсуждения и генерации новых идей - метод «мозговой атаки», который позволяет постоянно поддерживать командный дух в коллективе.

Проводит совещание главный начальник из присутствующих.

Для проведения крупных собраний (например, таких, где присутствуют все сотрудники компании или важная внешняя аудитория), в целях их хорошей подготовки, привлекаются специалисты ПР.

Посещения высшего руководства всех первичных коллективов. Их нужно проводить не реже одного раза в квартал; поводом для встреч могут служить, например, поздравления с национальными и корпоративными праздниками, достижениями и наградами всего подразделения либо его отдельных членов, юбилеями передовиков и руководителей этих подразделений.

Участие руководства в корпоративных мероприятиях.

Аудио- и видеосредства внутрифирменных связей

Эти средства среди прочего включают:

телефонную связь;

компьютерные системы обмена информацией;

спутниковые соединения;

электронные доски объявлений. «Горячие линии». Это бесплатный телефон, по которому любой сотрудник или потребитель продукции может выразить свое мнение и высказать пожелания. [14,40].

Телекоммуникационные технологии пока довольно дороги, но так проводить совещания с отдаленными филиалами гораздо дешевле, чем всем встречаться в одном месте.

С помощью компьютерной связи можно проводить те же совещания. Коммуникация, осуществляемая через компьютер, позволяет участникам совещания выражать свои мнения по очереди и нивелирует влияние босса.

Минусом этого способа является отвлечение участников чтением высказываний.

Видеофильмы. Десяти минутный видеоролик с записью речи руководителя, рассказывающего о новой политике компании, воспринимается доходчивее, чем большая статья. Особенно, если руководитель обладает заметной харизмой.

На Западе крупнейшие корпорации уже давно создают собственные видеостудии для обучения персонала путем показа различных учебных роликов.

Но если организация не в состоянии создать видеоматериалы высокого качества, этим вообще не следует заниматься.

Телеконференции. Технологические преимущества спутниковой коммуникации расширили возможности для различных выступлений и встреч. Выступления основных докладчиков, не имеющих времени для личного присутствия, можно транслировать через спутниковые средства телекоммуникаций. Одновременные деловые совещания в нескольких городах могут быть таким же образом связаны с выступлениями, демонстрируемыми на крупноэкранном телевизионном оборудовании.

Внутреннее телевидение позволяет пересылать по сети или видеокассетой фильмы почти 2000 сотрудникам в одно и то же время. Это помогает обсуждать видеоматериал в процессе его трансляции, что помогает появлению новых идей, различных инноваций.

Как бы там ни было, но с точки зрения связей с общественностью предпочтительнее личные контакты персонала как по вертикали, так и по горизонтали.

Кружки качества

Кружки качества как раз хороши своими непосредственными контактами их участников. Это группы служащих или рабочих одного подразделения, которые добровольно собираются на регулярные собрания, как правило, в выходные дни на 2-3 ч, для обсуждения проблем качества и разработки идей по его поддержанию или улучшению.